Gmail IMAP によるスマートなメール管理
これから紹介する方法でメールを管理すると以下の２つのメリットがあります。
- パソコンが壊れてもメールが消える心配がなくなる（メールを処理すると同時に Gmail にバックアップできるから）
- 複数の PC を使っている場合に超便利（どのパソコンのメールソフトから見ても、全く同じ状態に保たれます）
メールの処理がとても楽になるので、メールの受信箱が常にいっぱいという人には特におすすめです。しかも普通にメールを処理しているだけで Gmail の無料のディスクスペースにバックアップできるので、万一パソコンが壊れてもメールが消えてしまう心配がなくなります。
また複数の PC を使っている人にもおすすめです。メール用のパソコンはこれ、と決めたりする必要がなくなり、どのパソコンからでもメールのやり取りができるようになります。しかも、Mac と Windows が混在していても大丈夫です。
Gmail IMAP の設定
Gmail IMAP を使うにはメールソフトの設定が必要ですが、その手順については昨日のエントリーに詳しく書いたので参照してください。
> Apple Mail（Mail.app）で Gmail IMAP の設定を最適化する
受信したメールは Gmail 内にフォルダーをつくって整理するのが正解
実を言うと、今までは普通にフォルダーをつくってメールを整理していたのですが、Gmail が IMAP に対応したおかげで Gmail 内に仕分けする方が便利になりました。え？どこが違うの？という感じですが、これが全然違うんです。
下図のような感じで、Gmail の下にフォルダーをつくります（あとで中身を全部移し替えます。空になったフォルダーは消してしまって構いません）。
この例の場合、Gmail 上では「IMAP/個人」「IMAP/仕事」というラベルが自動的に作成されます。Apple Mail の「フォルダー」と Gmail の「ラベル」とはこのような対応関係になっています。Apple Mail 上でこれらのフォルダーにメールを移動すると、Gmail にコピーされ、それぞれに対応したラベルが付けられます。
もちろん、フォルダーの中にさらにフォルダーを設けて整理しても構いません。
すると Gmail 側にも「IMAP/仕事/ウェブ」などのラベルがつくられます。
受信したメールをなくす心配がなくなる
Gmail 以外のアカウントで受信したメールでも、これらの Gmail 内に設けたフォルダーに保存することで Gmail 上にコピーがつくられます。万一コンピューターが壊れたとしても、メールは Gmail の中の対応するラベルの位置にコピーされているのでなくならずに済みます。
複数のパソコンでメールフォルダーが常に同じ状態に保たれる
もう一つのメリットは、複数のパソコンでメールの状態が同期されるということです。２台のパソコンで同じように Gmail IMAP を設定したとしましょう。どちらかのパソコンでメールを受信し、内容に応じて Gmail 内のフォルダーに整理したとします。するともう１台のパソコンでメールチェックした場合も、さきほど読み終えたメールはきちんと Gmail 内のフォルダーに入っていますし、受信箱の中も全く同じ状態になっています。
つまり、同じメールをもう一度処理する必要がありません。受信メールがたくさんあって未返信のメールが残ってしまったとしても、もう１台のパソコンから作業の続きをすることができます。書きかけのメールすら下書きフォルダーに同期されるので、メールを書きかけのまま出かけても、続きはノートパソコンで書いて送信というのが可能になるでしょう。
ひとつだけ注意点があります
現在のところ、Gmail IMAP には同時に複数のメールソフトから接続できない場合があるようです（同時接続数の制限がある模様）。２台で同時接続していてもわりと大丈夫ですが、念のため、出先でメールの続きをやろうとか、家に帰って続きを・・というような場合にはメールソフトを終了してから出かけた方がいいです。
受信箱は常に空っぽにしよう
さて、便利な環境が整ったところで、ストレスのたまらないメール処理の方法について書いてみたいと思います。
方針は単純で「片っ端から処理して、受信箱を空っぽに保とう」です。受信箱に入っているのは新着のメールか、なんらかの処理をしなくてはならないメールだけになります。早めに処理して溜まらないようにしましょう。
